売却に必要な書類の取得

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マンションを売却する際には、多くの書類を用意する必要があります。

ここでは、実際の手続きに即した視点で、必要な書類と取得方法をご紹介します。

売主本人および
マンションに関する基本書類

マンション売却時に欠かせないのが物件や売り主に関連した書類です。ほとんどの書類は市区町村役場や管轄の法務局で取得できますので、売却前に用意しておきましょう。

本人確認書類

本人確認書類は、マンション所有者であることを証明するために必要です。不動産会社に売却を依頼する時や、買主と契約を結ぶ時などに使用します。

代表的な本人確認書類には下記のものがあります。

• 運転免許証
• マイナンバーカード
• 健康保険証
• パスポート

運転免許証は管轄の免許センターや警察署、他の書類は市区町村役場で手続きできます。本人確認書類は不可欠ですので、必ず用意しておきましょう。

実印と印鑑証明書

マンション売却前に実印と印鑑証明書も準備しましょう。印鑑証明書は市区町村役場で取得できますが、印鑑登録手続きが必要です。印鑑登録をしていない方は、以下の手順で手続きを行いましょう。

1. 登録したい印鑑を決める
2. 市区町村役場の窓口（住民課）などへ印鑑を持参する
3. 窓口で印鑑登録を行う
4. 印鑑証明書を発行してもらう

印鑑登録と印鑑証明書の発行は同時に手続き可能です。印鑑登録を済ませている場合、自治体によってはコンビニで印鑑証明書を発行できます。

登記簿謄本

売却予定のマンションの所有権を証明する書類が登記簿謄本です。不動産の所有者名や建物の種類・構造など、さまざまな情報が記載されています。不動産会社への依頼時を始め、使用する機会が多々あります。

登記簿謄本は、マンションを管轄する地域の法務局の窓口や、オンラインで取得が可能です。オンラインは申請者登録が必要ですが、窓口と比べて手数料が安く、自宅のパソコンから請求できます。法務局まで足を運ぶ必要もありません。

登記識別情報（登記済権利証）

不動産の権利書に該当する書類が登記識別情報や登記済権利証です。マンション売却時の必須書類で、不動産会社への依頼時や買主に譲渡する時に使用します。重要な書類のため、紛失しないように注意しましょう。

登記識別情報や登記済権利証は再発行できません。紛失・処分した場合は、司法書士など有資格者による本人確認情報や、事前通知などの手続きで代替する必要があります。手続きが複雑ですので、マンション売却を依頼する不動産会社に相談してみましょう。

住民票・戸籍附票
（登記住所と現住所が異なる場合）

マンションの登記簿謄本などに記載された住所と現住所が異なる時は、住民票か戸籍附票が必要です。引越が1回のみの場合は住民票を、2回以上引越した時は戸籍附票を用意しておきましょう。

住民票は、最後に転入届や転居届を提出した市区町村役場の窓口で取得できます。自治体によってはコンビニでも取得可能です。戸籍附票は本籍地のある市区町村役場の窓口で取得します。遠方で足を運ぶのが難しい時は、コンビニで取得するか郵送してもらいましょう。

マンションそのものに関する書類

マンションに関する書類も必要です。一部の書類は任意ですが、スムーズに売却を進めたい方は揃えておきましょう。

重要事項説明書

重要事項説明書は、マンションの取引条件に関する情報が記載されている書類です。不動産会社とマンションの媒介契約を結ぶ時に使用します。マンションの売買に関わる重要な書類で、解約に関する取り決めも書かれています。

重要事項説明書は、マンションを購入した時に契約書とセットで手渡されます。契約書と一緒に保管していないかチェックしてみましょう。紛失時は不動産会社に相談し、同意を得たうえで再発行する必要があります。

管理に係る重要事項調査報告書

管理に係る重要事項調査報告書は、マンションの立地や管理体制、修繕状況など、物件の状態について記載した書類です。重要な書類の一つで、主にマンションの管理会社が発行しています。手元にない時は不動産会社に相談するか、管理会社へ直接連絡してみましょう。

ただし書類の発行には時間がかかります。マンション売却をスムーズに進めたい場合、時間に余裕をもって発行手続きを行いましょう。

マンション管理規約・長期修繕計画・
総会議事録などの書類

マンションを売却する際は、管理規約・細則や長期修繕計画、総会議事録が分かる書類も必要です。マンションは集合住宅のため、住民はルールを守らなくてはいけません。ルールは管理規約・細則に記載があるため、買主にルールを説明する際に必要な書類となります。

長期修繕計画はマンションの資産価値維持に関わります。総会議事録は管理組合の状況確認に使うため、可能な限り用意しておきましょう。手元にない時は不動産会社へ相談し、代わりに入手してもらいましょう。

物件のパンフレットや間取り図

物件のパンフレットや間取り図は、不動産会社が販売活動で参考資料として使います。マンションの詳しい情報が掲載されていますので、保管してある場合は担当者に渡しましょう。ただし、なくてもマンション売却を進められるため、無理に揃える必要はありません。

リフォームの状態が分かる書類
（リフォーム済みの場合）

部屋をリフォーム済みの場合、リフォームした箇所が分かる書類も必要です。不動産会社が販売活動で使うほか、買主がリフォーム内容を確認する際に使用します。リフォーム会社から渡された工事の説明書や資料などを用意しておきましょう。

耐震診断・アスベスト使用調査報告書など

耐震診断やアスベスト使用調査を受けた場合、これらの結果が分かる書類も準備しておきましょう。提出は任意ですが、買主にマンションの安全性をアピールできます。売却活動にプラスとなるため、調査書類がある時は不動産会社が渡しましょう。

税金やローンに関する書類

マンション売却時は、税金と住宅ローンに関する書類も必要です。

固定資産税・都市計画税納税通知書

固定資産税納付書・固定資産税評価証明書は、マンションの資産価値を評価するために必要な書類です。不動産会社が売出価格を決める際に使うほか、登録免許税の確認や売買契約後の移転登記など、さまざまな場面で利用します。固定資産税の納税通知書に同封されていますので、保管している方は用意しておきましょう。

紛失・処分した場合、市区町村役場の窓口や税務署で再発行してもらえます。足を運ぶのが難しい時は、不動産会社に代理で取得してもらいましょう。

口座情報
（通帳・キャッシュカードなど）の控え

口座情報は、マンションの売却代金を振り込んでもらう際に使用します。売買契約後に使うため、すぐに準備する必要はありません。ただし、銀行名と口座名義、口座番号の情報が分かる状態にしておきましょう。通帳の見開きページやキャッシュカードのコピーか、手書きのメモがあれば問題ありません。

ローン残高証明書や抵当権に関する書類
（ローン返済中の場合）

住宅ローンを返済中の場合、ローン残高証明書を用意しておきましょう。返済状況はマンション売却に関わるため、不動産会社から求められたら提示する必要があります。ローン残高証明書は、毎月金融機関から届きます。手元になければ返済予定表を用意しましょう。

住宅ローンを返済中の場合、大半の物件に抵当権が割り当てられています。抵当権があるマンションは自由に売買できませんので、別途抹消手続きが必要です。抵当権は登記簿謄本に記載があります。

ただし、ローン残債とマンションの売却額によっては、金融機関が抵当権抹消を断る可能性があります。ローン残債が多い時は不動産会社に相談してみましょう。

マンション売却の必要書類はいつ使う？流れに沿って確認

マンション売却の必要書類は、すべてを最初から完璧にそろえる必要はありません。ただし、売却の段階ごとに必要になる書類が異なるため、「今すぐ確認するもの」と「契約・引き渡しまでに用意するもの」を分けて考えることが大切です。

特に、登記識別情報や管理規約、ローン残高に関する書類は、見つからない場合や取得に時間がかかる場合があります。売却活動が進んでから慌てないよう、早い段階で所在を確認しておきましょう。

査定依頼・媒介契約までに確認する書類

査定依頼や媒介契約の前後では、マンションの所有者や物件情報を確認できる書類が役立ちます。本人確認書類、登記簿謄本、登記識別情報、間取り図、購入時のパンフレット、管理規約、長期修繕計画、固定資産税・都市計画税納税通知書などを確認しておくと、不動産会社が物件の状態や権利関係を把握しやすくなります。

この段階では、すべての書類を正式に提出するというよりも、査定や販売方針を決めるための材料として使われることが多くなります。たとえば、間取り図やパンフレットがあれば広告作成に役立ち、固定資産税・都市計画税納税通知書があれば、税額や評価額の確認に使えます。

また、住宅ローンが残っている場合は、ローン残高証明書や返済予定表を確認しておきましょう。残債額が分からないまま売却価格を考えると、売却後に手元に残る金額を正しく把握できません。

売買契約までに準備する書類

購入希望者が現れ、売買契約に進む段階では、売主本人を確認する書類や、買主に説明するための書類が必要になります。本人確認書類、実印、印鑑証明書、管理に係る重要事項調査報告書、管理規約、長期修繕計画、総会議事録などを準備しておきましょう。

売買契約では、買主がマンションの状態や管理状況を理解したうえで契約する必要があります。そのため、専有部分だけでなく、管理費・修繕積立金、管理組合の運営状況、将来の修繕予定などが分かる資料も重要です。

印鑑証明書は、登記手続きでも必要になることがあります。土地や建物の売買による所有権移転登記を書面で申請する場合、売主の印鑑証明書が必要となり、作成後3か月以内のものを用意する必要があります。早すぎるタイミングで取得すると、引き渡し時に再取得が必要になる場合があるため注意しましょう。

決済・引き渡しまでに必要な書類

決済・引き渡しの段階では、所有権移転やローン完済、抵当権抹消に関わる書類が必要になります。登記識別情報または登記済権利証、印鑑証明書、本人確認書類、口座情報、ローン残高証明書、金融機関から発行される抵当権抹消関連書類などを確認しましょう。

住宅ローンが残っている場合は、売却代金でローンを完済し、抵当権を抹消してから買主へ引き渡す流れになります。金融機関や司法書士との調整が必要になるため、決済日が近づいてからではなく、売買契約後の早い段階で不動産会社に段取りを確認しておくと安心です。

また、登記簿上の住所と現在の住所が異なる場合は、住民票や戸籍附票など、住所のつながりを確認できる書類が必要になることがあります。過去に複数回引っ越している場合は、取得に時間がかかることもあるため、早めに確認しておきましょう。

売却後の確定申告に備えて保管する書類

マンションの引き渡しが終わっても、売却に関する書類はすぐに処分しないようにしましょう。売却益が出た場合や、税金の特例を確認する場合には、売買契約書、購入時の契約書、仲介手数料の領収書、登記費用やリフォーム費用の領収書などが必要になることがあります。

マイホームを売ったときは、一定の要件を満たす場合に譲渡所得から最高3,000万円まで控除できる特例があります。ただし、特例の適用を受けるためには、一定の書類を添えて確定申告をする必要があります。

確定申告が必要かどうかは、売却益の有無や所有期間、居住状況、利用できる特例によって変わります。税額や特例の判断に迷う場合は、税務署や税理士に確認しましょう。

必要書類が足りないときの進め方

必要書類が足りないと分かった場合は、まず再取得できる書類か、代替手続きが必要な書類かを確認しましょう。住民票、印鑑証明書、登記事項証明書、固定資産税評価証明書などは、役所や法務局で再取得できるものが多くあります。

一方で、登記識別情報や登記済権利証は、紛失すると同じ書類をそのまま再発行することはできません。ただし、司法書士による本人確認情報の作成や事前通知など、代替の手続きによって売却を進められる場合があります。

書類不足に気づくのが遅れると、契約日や決済日に影響することがあります。紛失や住所変更など、少しでも不安がある場合は、自己判断で放置せず、不動産会社や司法書士に早めに相談しましょう。